امروزه نوشتن و ارسال ایمیل، یکی از راه های رایج و پرطرفدار برای برقراری ارتباط با همکاران، استادان، دانشگاه، دادگاه و سفارت خانه ها است. Email در چند دهه اخیر پایه و اساس روابط تجاری بوده است. نوشتن ایمیل با توجه به رسمی و غیر رسمی بودن آن سبک و ساختارمنحصر به خود را دارد و ایمیل های رسمی  باید مستقیم و شفاف وآسان باشند. رسمی بودن ایمیل ها بسته به موضوع کار شما باید حرفه ای وبادقت باشد چون وقتی که دکمه ارسال را می زنید دیگر کنترل ایمیل خود را از دست می دهید.پس برای نوشتن یک ایمیل انگلیسی رسمی و حرفه ای مقاله زیر را بخوانید.

 

ایمیل رسمی

درایمیل های رسمی به اصول نگارش آن باید دقت کنید. ایمیل های رسمی برای درخواست استخدام، دانشگاه یا پیام به مدیر و استاد خود است در نتیجه باید در هر بخش ترتیب نوشتن را رعایت کنیم و به اصول نامه نگاری دقت کنیم. به نکات ضروری و مهم در ایمیل رسمی انگلیسی توجه کنید:

• آدرس الکترونیکی:

برای نوشتن ایمیل رسمی به زبان انگلیسی، داشتن آدرس االکترونیکی مناسب ضروری است. یک آدرس الکترونیکی مناسب باید شامل نام و نام خانوادگی اون شخص باشد.

• جمله مناسب برای Subject line:

نکته مهم دیگری که باید قبل از نوشتن ایمیل در نظر داشته باشیم عنوان مناسب برای Subject line است. ننوشتن عنوان مناسب و فرستادن ایمیل بدون موضوع، گیرنده را از خواندن ایمیل منصرف می کند. موضوع نامه باید به طور دقیق و مختصر ذکر شود بنابراین بهتر است چند عنوان در نظر داشته باشید و بهترین جمله را برای Subject line انتخاب کنید.

---

بیشتر بدانید: چرا باید زبان انگلیسی یاد بگیریم؟

---

نحوه نوشتن ایمیل رسمی به زبان انگلیسی

1. شروع با سلام و احوالپرسی

هر نامه یا ایمیلی قطعا با سلام و احترام شروع می شود. برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی ابتدا نام کامل فرد مورد نظر و عنوان شغلی او را بنویسید. اسم فرد باید بدون اشتباه نوشته شود.پس از نوشتن اسم و عنوان شغلی، یک ویرگول بگذارید و برای ادامه نوشتن به خط بعد بروید.وقتی نام شخص دریافت کننده را می دانیم:

Dear Mr. Fredrick Jackson,

وقتی که نام شخص دریافت کننده را نمی دانیم، شروع نامه این گونه است:

(…به مسئول زیربط)                  :To whom it may concern

(خانم یا آقای عزیز)                      Dear Sir or Madam,

وقتی نامه را برای یک استاد می نویسیم بهتر است نام و نام خانوادگی را به طور کامل یا فقط  نام خانوادگی او را بنویسیم:

Dear professor Smith,

 

2. معرفی خودتان و هدف شما از نوشتن ایمیل

حال باید خودتان را معرفی و هدف خود را از نوشتن ایمیل بگویید.درنوشتن نامه های رسمی باید خیلی ساده حرف خود را بزنید. ابتدا نام خود را بنویسید و خیلی کوتاه در یک جمله، ماجرا را خلاصه کنید. اگر ایمیل را در پاسخ به ایمیل دیگری می نویسید، ابتدا از دریافت آن تشکر کنید. مانند نمونه ی زیر:

Thank you for your prompt reply. I am writing to you in connection with…

از پاسخ سریع شما متشکرم.برای شما در ارتباط با … می نویسم.

3. متن پیام یا درخواست

در این قسمت متن اصلی ایمیل خود را می نویسید. متن درخواست نباید طولانی باشد اگر برخلاف آن عمل کنید ممکن است گیرنده گیج شود و باعث شود به نکات اصلی شما توجه نکند. بعد از نوشتن آن را بخوانید و اشتباهات آن را تصحیح کنید. متن را مختصر و مودبانه بنویسید تا احساس خوشایندی در گیرنده ایجاد شود.

4. برای همکاری از آنها تشکر کنید

قبل از پایان دادن به ایمیل بهتر است که برای خواندن ایمیل شما از آنها تشکر کنید. عبارت پایانی باید با متن اصلی در ارتباط باشد.مانند نمونه ی زیر:

Thank you for your cooperation.

5. نوشتن خداحافظی و امضا

در پایان ایمیل عبارت رسمی خداحافظی را بنویسید. عبارت رسمی در این ایمیل ها شامل:

Sincerely,

Respectfully,

Regards,

---

بیشتر بدانید: آموزش زبان انگلیسی در خانه

---

نحوه نوشتن ایمیل غیر رسمی به زبان انگلیسی

ایمیل های غیررسمی را معمولا به دوستان و اعضای خانواده که با آنها صمیمی هستیم ارسال می کنیم. زبان قابل استفاده برای ایمیل غیررسمی خودمانی تر و از صمیمیت بیشتری برخوردار است.شروع نامه اینجوری است:

Dear Jolie,

To Jolie,

Hi Jolie,

عبارت دوستانه ای که می توانیم در ادامه ی ایمیل از آن استفاده کنیم:

How are you?

I hope you’re well.

اگر بخواهید جواب ایمیلی که برای شما ارسال شده را بدهید:

Thanks for your email.

I am glad to see your email.

چند مثال از ایمیل به زبان انگلیسی

1. خودمانی: پیشنهاد سفر گروهی به یزد در تابستان

Hi friends,

We have a plan to tour and see the historical monuments of Yazd in summer. Our

trip is in July and we are there for four days.

Email me for more information and to attend in this group trip.

 

Bests,

Maria

2. رسمی: درخواست شرکت در دوره های آموزشی مجسمه سازی و پاسخ به ایمیل

Dear Dr.Fredrick Jackson,

Due to the lack of access to academic sculpture training and various problems in my

Work, I need access to credible resources for further research at the University of Art

In Rome.

I am applying to enroll in sculpture training courses in the next semester.

 

Regards,

Maria Rivera

 

 

Dear Ms. Rivera

Thanks for your email. Regarding the high number of requests for the sculpture training courses, we cannot accept any application until August.

Please keep in contact to get the information.

 

Sincerely,

Dr. Fredrick Jackson

FACULTY DEAN

3. رسمی: درخواست تغییر تاریخ برگزاری مصاحبه در سفارت

To whom it may concern,

I request the change of the embassy interview time on 22 April to another date and

time that is suitable for the embassy.

 

Sincerely,

Lily Paterson